سیستم مدیریت اطلاعات چیست؟

 در این مقاله قصد داریم شما را با سیستم MIS یا سیستم مدیریت اطلاعات، و ضرورت استفاده از آن آشنا کنیم. پس با ما همراه باشید!

یکی از دغدغه های مدیران سازمانها همیشه این بوده است، که چگونه می توان علاوه بر حفظ رتبه فعلی از نظرکارایی سازمان را رو به سمت پیشرفت، کیفیت و بازدهی بیشتر سوق داد

در اینجا چندین سوال مطرح می شود:

·         بدون یک سیستم مدیریتی دقیق چگونه می توان رتبه فعلی را حفظ کرد؟

·         آیا بدون یک سیستم جامع اطلاعاتی، می توان از وضعیت فعلی شرکت آگاهی کامل داشت؟

·         آیا می توان بدون اطلاع کامل از وضعیت فعلی شرکت، برنامه ریزی و تصمیم گیری درستی انجام داد؟

·         یک مدیر، چگونه می تواند بدون داشتن اطلاعات دقیق از جزئیات و روند کار، برای آینده و سیاست های سازمان، برنامه ریزی کرده و تصمیم بگیرد؟

 راه حل در یک کلمه خلاصه می شود:

MIS  یا Management Information System یا سیستم مدیریت اطلاعات، علمی است که به مدیران کمک می کند تا از کسب و کار خود اطلاعات دقیقتری کسب کنند. معمولاً این کار، به دلیلی پیچیدگی بالا از حوصله یک انسان خارج است. در این راستا نیز نرم افزار مانند همیشه به یاری بشر آمده تا باری را از دوش او خالی کند.

 نرم افزارهای MIS مزایای زیر را به کسب و کار شما می دهند:

ایجاد سهولت در روند کار به سبب وجود نرم افزار مناسب و سیستم بدون کاغذ.

هزینه راه اندازی کم.

جمع آوری اطلاعات ریز و درشت و طبقه بندی آنها بر اساس درجه اهمیت.

تصمیم گیری درست و انتخاب سیاست مناسب بر پایه اطلاعات دقیق.

به عقیده ما MIS صرفا یک سیستم جمع آوری اطلاعات نیست.MIS  داده ها را کاوش و بررسی می کند و آنها را بر اساس میزان اهمیت رتبه گذاری و طبقه بندی میکند و حتی شما را در تصمیم گیری برای آینده و سیاست شرکت، یاری می دهد.

برای مثال

در یک سازمان، بین خراب شدن شیر سرویس بهداشتی، صف درخواست وام کارکنان و موعد تحویل محصولی به مشتری، قطعا از لحاظ درجه اهمیت تفاوت وجود دارد. یکی از مهمترین وظایف نرم افزار MIS  طبقه بندی و تعیین صحت این اطلاعات است.

 مدیران موفق کسانی هستند که با نگرشی باز در جهت پیشرفت سازمان خود اقدام  به برپایی سیستم مبتنی بر MIS می کنند. در جوامع پیشرفته در شرکتهای تجاری موفق علاوه بر حسابدار،مدیر روابط عمومی،مدیر فروش و مدیر بازاریابی، مدیر اطلاعاتی نیز فعالیت دارد که نقش او برای سازمان از ارزش و اهمیت والایی بر خوردار است و حکم چشمان مدیر سازمان را دارد، که با استفاده درست از علم MIS   بر بستر IT سازمان را در جهت رسیدن به اهدافش یاری می نماید.