هر کسب و کار و سازمانی ممکن است نیاز به یک نرم افزار را در طول فعالیت خود کشف کرده یا بخواهد برنامه جدیدی را جایگزین برنامه موجود کند. در این حالت، مدیریت اقدام به سفارش یک برنامه می کند و افراد ذی صلاح که معمولا متخصص آی تی بوده یا اطلاعاتی از کامپیوتر دارند را مامور به انجام این کار می کند.

این افراد باید به دنبال شخص یا شرکتی باشند که بتواند نیاز آنها را براورده کرده و برنامه را برای آنها تولید کند. پروسه با یک تماس شروع می شود؛ پس از آنکه برنامه نویس مناسب را یافیتم به صورت تلفنی مختصری در رابطه با برنامه ای که باید تولید شود صحبت می کنیم تا برنامه نویس قبل از ملاقات، ذهنیتی از برنامه داشته باشد. سپس یک قرار ملاقات با ایشان در محل کار خودتان بگذارید تا تولید کننده، کار شما را از نزدیک مشاهده کند.

جلسه اول:

جلسه اول تقریبا مهمترین جلسه است. چرا که دید اساسی و تصور تولید کننده نسبت به سیستم ما در این جلسه شکل می گیرد. اگر در این جلسه در ارائه اطلاعات سهل انگاری کنیم کاربر نیز به احتمال زیاد برنامه را با زمان بیشتری تاخیر به ما ارائه می دهد. زیرا لازم می شود تا برای تکمیل اطلاعات خود دوباره و دوباره به نزد شما بیاید.

اما برای جلوگیری از این مشکل چه باید کرد؟ برای آنکه تولید کننده را نسبت به کار خود توجیه کنید به مراحل زیر دقت کنید:

1.      در ابتدای جلسه، ابتدا فعالیتی که در شرکت خود انجام می دهید را به طور مختصر و مفید بازگو کنید.

2.      پس از آن نیاز خود را بازگو کنید و بگویید که چه چیزی برای شما انگیزه شد تا اقدام به سفارش برنامه کنید. این کار باعث می شود که برنامه نویس مشکل شما را بداند و متوجه شود که برای حل چه مشکلی کار می کند.

3.      پس از آنکه برنامه نویس مشکل شما را متوجه شد، به عنوان قدم اول از شما چند سوال می پرسد. ممکن است لازم ببیند که با افراد مختلف در شرکت مصاحبه کند تا به درک عمیق تر مشکل بپردازد. کار او بی مورد نیست و با این کار سعی نمی کند که وقت کشی کند. پس اجازه دهید آزادانه با پرسنل و نقش های  مختلف در سازمان صحبت کند. هر فرد در تخصص خود می تواند اطلاعات مفیدی به برنامه نویس بدهد. و این را همیشه به یاد داشته باشید که تنها ابزار برنامه نویس اطلاعات اوست پس هرچه به اطلاعات بیشتری مصلح شود بهتر می تواند نیاز شما را برطرف کند.

4.      در قدم بعدی نیز برنامه نویس یک سری از اسناد موجود در شرکت را از شما طلب می کند که باخود همراه ببرد. اسنادی مانند فاکتور فروش، رسیدها و قبوض، گزارشها و ... . این مرحله ممکن است برای شما سخت ترین جای کار باشد. زیرا اکثر اسناد شرکت محرمانه هستند و از دادن آنها به افراد دیگر اجتناب می کنید. اما برای این کار هم راه حل وجود دارد: اگر اسناد، چاپی یا مکتوب هستند، روی اطلاعات حساس با ماژیک خط بکشید و اگر در قالب فایل می باشند می توانید آن فایل را خالی کرده و تنها قالب آن را ارائه دهید. در نهایت نیز به این نکته توجه داشته باشید که باید تاحدی به برنامه نویس خود اعتماد کنید زیرا در غیر اینصورت نمی تواند برنامه رضایتبخشی را برای شما تولید کند.

5.      مراحل بالا معمولا یک یا دو ساعت طول می کشند. پس از اتمام این کارها موعد جلسه دوم را از برنامه نویس بپرسید.

در جلسه اول زمان و هزینه تولید را از برنامه نویس نپرسید چراکه جواب واضحی به شما نخواهد داد. برنامه نویس تنها زمانی می تواند به شما در این باره پاسخ قطعی دهد که اطلاعات کاملی از برنامه جمع آوری کرده و آنرا تحلیل کند. که این کار معمولا در جلسه دوم انجام می شود.

جلسه دوم:

اگر در جلسه اول کارها به خوبی پیش رفتته باشند و برنامه نویس کار خود را کامل انجام داده باشد؛ دیگر ابهامی نخواد داشت. در این جلسه معمولا برنامه نویس برای عقد قرارداد و گرفتن اطلاعات بیشتر نزد شما می آید. الان می توانید درباره قیمت و زمان تحویل برنامه از او سوال کنید. اما پیش از آنکه در این باره صحبتی شود، برنامه نویس یک سری اشکال و نوشته را به شما نشان می دهد که قابلیت های برنامه را در آن رسم کرده. از شما می خواهد که این اشکال را به دقت نگاه کنید و اگر جایی با نیازها و توقعات شما متفاوت بود، آنرا به برنامه نویس اطلاع دهید. این نوشته ها و اشکال را "اسکچ" یا Spec می گویند که در واقع امکاناتی هستند که شما برسر آنها توافق می کند و جزیی از قرارداد می باشند و زیر آنرا امضا خواهید کرد.

پس در مورد آنها مقداری حساس و دقیق باشید.

زمان تحویل:

پس از آنکه مشکلات خود را با اسکچ حل کردید، می توانید سروقت زمان تحویل برنامه بروید. یک برنامه ممکن است زمان زیادی برای تولید صرف کند، اما برنامه نویسان حرفه ای برای جلوگیری از این مشکل همیشه محصولات خود را به صورت تدریجی ارائه می دهند و با مرور زمان آنرا کامل می کنند. اگر برای تحویل برنامه عجله دارید می توانید امکاناتی را که برای شما مهم هستند را علامت بزنید تا برنامه نویس، اول آنها را انجام دهد و در موعد مقرر برنامه ای دستتان برسد که حداقل امکانات اساسی و مهم را داشته باشد و کارتان عقب نیافتد. اولویت بندی کارها باعث می شود برنامه نویس در تحویل برنامه به صورت تدریجی عمل کند و هربار یک سری امکانات را به برنامه اضافه کند. این کار باعث می شود در موعد مقرر برنامه خود را تحویل بگیرید و علاوه برآن نیز می توانید ببینید که هرکدام از امکانات تا چه حد صحیح پیاده سازی شده اند.

به برنامه نویس در تحویل هرچه سریعتر برنامه، فشار وارد نکنید. چراکه این کار موجب می شود کیفیت برنامه تولید شده پایین بیاید.

قیمت گذری:

پس از آنکه زمان تحویل برنامه مشخص شد می توانید در رابطه با قیمت محصول تولید شده چانه زنی کنید. اگر فکر می کنید قیمت محصول بالاست و برنامه نویس حاضر نیست کمتر از این مبلغ را دریافت کند؛ چند قابلیت که کمتر به کار شما می آیند را حذف کنید.

امضای قرارداد:

پس از آنکه در مورد همه چیز به توافق رسیدید، قرار داد را تنظیم کرده و امضا کنید. توجه داشته باشید که اسکچ باید ضمیمه قرارداد شود تا امکاناتی که باید پیاده سازی شوند، واضح باشند.

جلسات بعدی:

در جلسات بعدی برنامه نویس هر بار با یک برنامه کامل تر می آید و سیستم را برای شما برپا می کند. برپا سازی سیستم ممکن است بسته به تعداد کامپیوترها، 2 تا 5 ساعت یا بیشتر به طول بیانجامد. اما تنها اولین تحویل اینقدر وقت گیر خواهد بود و در جلسات بعدی تنها کافیست برنامه نویس، برنامه را نصب کند. برنامه را به خوبی چک کنید. در تحویل های اول احتمال خطای برنامه نویس بسیار بالاست و در واقع این یک امر طبیعی در برنامه نویسی است. از برنامه نویس بخواهید که طرز کار برنامه را برای شما کاملا توضیح دهد. خودتان هم با برنامه کار کنید؛ تا مشکلات احتمالی را کشف و اصلاح کنید.

یافتن مشکل در ابتدای کار بسیار مهم است. زیرا باعث پایین آمدن هزینه اصلاح برنامه و زمان تحویل آن می شود. پس با تیز بینی خود مشکلات را در نطفه خفه کنید.